福祉用具専門相談員業務支援

ペーパーレス
電子書類管理システム

PAPER

帳票完備率向上

業務フローの改善

コスト削減

ペーパーレス化

営業戦略をサポート

BCP対策

電子帳簿保存法対応

介護保険サービス事業特化

SMART Co., Ltd.

帳票完備率向上

業務フローの改善

コスト削減

ペーパーレス化

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電子帳簿保存法対応

介護保険サービス事業特化

こんなお悩みございませんか？
PAPERを導入すればすべて解決できます！

全ての利用者の帳票が全部そろっているか把握が出来ていない

運営指導の前になると、書棚の前でファイルを一つ一つチェック

他のメンバーの抱える案件がどこまで進捗しているか確認ができていない

外出先から過去の請求書などを確認したい時はいつも事業所に電話

どの居宅支援事業所から、どんな依頼が来ているのか、分析ができていない

書棚が足りない

福祉用具専門相談員の業務の進捗状況、
帳票の完備率を一目で把握。

「福祉用具サービス計画書」「モニタリング報告書」などの帳票がどこまで揃っているかがわかるので全ての専門相談員の業務状況の把握が効率的に行えます。

書類の完備率

97%

▼書類取得率

契約書・重説

100%

計画書

100%

モニタリング

100%

担当者会議録（照会）

100%

ケアプラン

93%

ファイル棚の管理

40%
削減

書類のみファイルにて運用

省スペース化に成功

＼ DX化による業務効率UP＆コスト削減！／

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書類完備率97%

帳票完備の進捗で、対応の進度を把握

計画書や選定提案書などの帳票がどこまで揃っているかが分かるので、全ての専門相談員の業務状況の把握が効率的に行えます。

必要書類の状況が一目でわかる
新入職員の指導も効率化

いつでも！どこからでも！

過去の書類もその場ですぐ参照

利用者様の過去の申請書控え（住改、販売）やケアプランなどでも、タブレットですぐに参照できて急な質問へも即回答。セキュリティが確保された状態で過去現在全ての利用者情報を外から参照できます。

記録物、計画書、ケアプラン等過去のすべての帳票にどこからでもアクセス
あらゆる条件付けで検索が可能

外出先で受け取った書類もその場で保存

スマホからでも書類を保存

書類をスキャンしてアップロードできるので、外出先で受け取った書類もその場で保存できます。

事務所に戻ってからやっていた業務が激減
ちょっとした隙間時間も有効活用

ペーパーレス化を促進

受信したFAXは紙で出力せずにパソコンへ転送し、PAPERへ移動

届いたFAXを紙で出力せずに、PDFで保存されるように複合機を設定すれば、送信されてきたケアプランなども FORESTPAPERへ移動させて保管できます。事務処理の時間の短縮が期待できます。

FAX受信フォルダからPAPERへアップすれば保存完了
紙で出力する必要のある帳票のみ、選択して印刷を行えば、効率的にペーパーレスが促進

データの見える化

ケアマネジャーから受けている依頼の内容や頻度を見える化

ケアマネジャーから受けている依頼の内容や頻度を、どのような依頼をどれくらいの頻度で受けているのか？マネジメントボードで見える化することで数値的な根拠のある営業会議が行えます。

営業担当別の取引内容や居宅介護支援事業所を分析
期間を指定しマーケットの傾向と対策を検討
「新規」「解約」「住宅改修」などの各月の動きをグラフで見える化

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「組織」「プロセス」「企業文化」「風土」を変革

これこそがデジタルトランスフォーメーション

どの利用者のどの帳票が足りていないのか一目で把握

どれだけ過去の帳票でも簡単に検索

他の職員の案件の進捗を簡単管理

過去の請求書なども外出先からスマホで確認

居宅支援事業所からの依頼内容を分析、営業方針の策定を支援

ペーパーレス化が一気に促進

それら全てがPAPERを導入することで実現します。

契約書を作成、計画書へ押印、ケアプランをフォルダへ整理、それら全ての業務が未来を予測するデータへ変わります。PAPERは福祉用具貸与事業所の「組織」「プロセス」「企業文化」「風土」を変革します。

不足書類のチェックが楽になり、営業と事務の連携が円滑に！
PAPERを活用することで、書類の不足にすぐに気づくことができるようになった。運営指導もパソコンでPAPER内の帳票を確認して頂くことで2時間位で終了。「こんなに進んでいる事業はないですよね」と褒められました。

利用者の声

事務

書類を作成して、フォルダに綴じるまでが車の中で！
Smart shakeと併せて使用しているので、タブレットで帳票を作成したらボタン一つでPAPERの利用者のフォルダに綴じることができる。帰社後にしてた仕事が外回りの合間で終わるように。

利用者の声

営業

居宅の営業担当の見直しという戦略が功を奏した。
どのケアマネージャーから、どの専門相談員がどんな依頼をどんな頻度でもらっているのか？様々なデータが見える化できたおかげで、会議が変わってから戦略が変わって、売り上げが変わった。

利用者の声

経営者

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operation

PAPER導入前後のオペレーション比較

PAPERの導入前、導入後のオペレーションの比較の例をご紹介します。

PAPER導入前

新規受注

頂いた依頼をエクセル入力（フェイスシート）
プリントアウト

アセスメント後

選定提案書・計画書・レンタル報告書を作成
プリントアウト

契約後

サイン等を頂いた書類はすべてファイルに綴る
※契約書・重説・ケアプラン・保険証情報
モニタリング記録や担当者会議録を作成

以降

頂いた書類は適宜ファイルに入れておく
チェック表はあるが常にみていないため、後で漏れに気づくこともある。
動きがあれば都度フェイスシートに手書きで記入
通常指導前は全ての個人ファイルをチェック
※どうしてもヒューマンエラーが発生する場合がある

PAPER導入後

新規受注

PAPERに取引を入力する

アセスメント後

選定提案書・計画書・レンタル報告書を作成
作成した帳票をPAPERへ保存。

プリントアウト不要！ペーパーレス化へ

契約後

データでいただいた帳票等はそのままPAPERへ転送
紙帳票はスキャンしてPAPERへ保存

以降

FAXで受診したケアプラン等は紙で出力せずにPCへデータを転送し、PAPERへ保存
利用者様に係る書類は全てPAPERに保管
全てが「完了」になれば終了

取引に対して書類の見える化が可能に！

Security

安心のセキュリティ対策

Googleクラウドプラットフォーム（GCP）の採用

Gmail、YouTubeなどを提供している、高性能で安定したGoogleクラウドプラットフォーム（GCP）を採用。
Firebaseを採用しリアルタイムデータベースや認証、ストレージなどを提供します。
リアルタイムでのデータ同期やセキュリティを強化します。
Googleのグローバルネットワークは高速で信頼性がありデータの迅速な配信が可能です。

電子帳簿ソフト法的要件認証

JIIMA認証を取得

ペーパーレス電子書類管理システム「PAPER」は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）より「電子帳簿ソフト法的要件認証」※を受けています。

※電子帳簿保存法（帳簿）の要件を満たしたソフトウェアに対して認証されます。

電子帳簿ソフト認証リストは、下記リンク(国税庁ホームページ JIIMA認証情報リスト）から確認できます。

JIIMA認証情報リスト（外部リンク）

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97%

40%削減

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帳票完備の進捗で、対応の進度を把握

過去の書類もその場ですぐ参照

スマホからでも書類を保存

受信したFAXは紙で出力せずにパソコンへ転送し、PAPERへ移動

ケアマネジャーから受けている依頼の内容や頻度を見える化

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